Coordonnées du responsable
Nom : Richelle
Prénom : Amandine
Adresse : 22 rue du Fourbastard
CP : 31000
Ville : TOULOUSE
Téléphone : 07 66 11 00 80
Mail : contact@laserrecbd.com
Nom et coordonnées du délégué à la protection des données
Nom : Richelle
Prénom : Amandine
Adresse : 22 rue du Fourbastard
CP : 31000
Ville : TOULOUSE
Téléphone : 07 66 11 00 80
Mail : contact@laserrecbd.com
Activités Désignation des activités
Activité 1 Gestion du fichier contacts et prestataires
Activité 2 Gestion des newsletters
Activité 3 Gestion des collaborateurs
FICHE DE REGISTRE DE L’ACTIVITÉ
1. Gestion du fichier contacts et prestataires
| Date de création de la fiche | 1er avril 2021 |
| Date de dernière mise à jour de la fiche |
Objectifs poursuivis
Gestion du fichier contact et prestataires en vue d’établir les propositions commerciales, la facturation et les interventions des prestataires dans la réalisation desdites propositions
Catégories de personnes concernées
Particuliers, prestataires
Catégories de données collectées
☐ État-civil, identité, données d’identification
Nom, prénom, numéro de téléphone, adresses mail, adresses postales
Durées de conservation des catégories de données
Ces données ne sont conservées que pour le temps de la réalisation de la prestation pour ce qui concerne les contacts dans le cadre d’une commande de prestation.
Pour les prestataires, les données sont conservées sans limitation de durée sauf demande expresse de suppression ou de fin de collaboration.
Catégories de destinataires des données
Destinataires internes
Ces données sont traitées par Madame Amandine RICHELLE. Les collaborateurs de La Serre peuvent également avoir à traiter ces données.
Organisme externe
Le Cabinet comptable GESTAFI peut également avoir accès à ces données dans le cadre de sa mission relative à l’expertise comptable (facturation).
Transferts des données en UE
Certains contacts se situent au Luxembourg, Suisse ou autres pays d’ Union Européenne. dans le cadre de l’achat de marchandises.
Mesures de sécurité
☐ Contrôle d’accès des utilisateurs
Les données collectées via le formulaire sur le site internet www.laserrecbd.com sont récupérées via la boîte mail de La Serre et enregistrées sur un fichier EXCEL.
Ces données sont enregistrées nominativement.
Ce fichier est sauvegardé sur le disque dur externe de Madame RICHELLE.
Les prospects, clients et prestataires sont informés de leur droit d’accès à leurs données, et de leur faculté de solliciter la rectification ou suppression de leurs données.
Cette information est inscrite dans les Conditions Générales d’Utilisation sur le site internet.
☐ Mesures de traçabilité
Ces données enregistrées nominativement dans le fichier Excel sont également sauvegardées sur un disque dur externe et sur le cloud de Google drive utilisé par Madame RICHELLE.
☐ Mesures de protection des logiciels (antivirus, mises à jour et correctifs de sécurité, tests, etc.)
L’ordinateur de caisse portable de La Serre ne possède pas d’antivirus, s’agissant d’un ordinateur MAC et les mises à jour sont faites régulièrement.
☐ Sauvegarde des données
Les données sont sauvegardées sur google drive (cloud) et sur un disque dur externe de façon semestriellement.
FICHE DE REGISTRE DE L’ACTIVITÉ
2. Gestion des newsletters
| Date de création de la fiche | 1er avril 2021 |
| Date de dernière mise à jour de la fiche |
Objectifs poursuivis
Envoi de newsletters pour informer les destinataires de l’actualité de la société La Serre.
Catégories de personnes concernées
Particuliers, prestataires
Catégories de données collectées
☐ État-civil, identité, données d’identification
Nom, prénom, numéro de téléphone, adresses mail, adresses postales
Durées de conservation des catégories de données
Ces données sont collectées en vue de l’envoi de newsletters et sont conservées sans limitation de durée sauf demande de suppression par le propriétaire de la donnée.
Catégories de destinataires des données
Destinataires internes
Ces données sont traitées par Madame Amandine RICHELLE. Les collaborateurs de La Serre peuvent également avoir à traiter ces données.
Organisme externe
Aucune donnée n’est transmise à un organisme externe.
Transferts des données en UE
Certains contacts se situent au Luxembourg, Suisse ou autres pays d’ Union Européenne. dans le cadre de l’achat de marchandises.
Mesures de sécurité
☐ Contrôle d’accès des utilisateurs
Les données collectées via le formulaire sur le site internet www.laserrecbd.com sont récupérées via la boîte mail de La Serre et enregistrées sur un fichier EXCEL.
Ces données sont enregistrées nominativement.
Ce fichier est sauvegardé sur le disque dur externe de Madame RICHELLE.
Les prospects, clients et prestataires sont informés de leur droit d’accès à leurs données, et de leur faculté de solliciter la rectification ou suppression de leurs données.
Cette information est inscrite dans les Conditions Générales d’Utilisation sur le site internet.
Les newsletters sont envoyées via une plateforme « mailchimp » qui appliquent les règles de conformité au RGPD et met à disposition de La Serre tous les outils permettant d’établir des envois conformes aux obligations légales avec droit d’accès aux données, demande de suppression ou de rectification des données aux destinataires des newsletters.
☐ Mesures de traçabilité
Ces données enregistrées nominativement dans le fichier Excel sont également sauvegardées sur un disque dur externe et sur le cloud de Google Drive utilisé par Madame RICHELLE.
☐ Mesures de protection des logiciels (antivirus, mises à jour et correctifs de sécurité, tests, etc.)
L’ordinateur de caisse portable de La Serre ne possède pas d’antivirus, s’agissant d’un ordinateur MAC et les mises à jour sont faites régulièrement.
☐ Sauvegarde des données
Les données sont sauvegardées sur google drive (cloud) et sur un disque dur externe de façon semestriellement.
FICHE DE REGISTRE DE L’ACTIVITÉ
3. Gestion des collaborateurs
| Date de création de la fiche | 1er avril 2021 |
| Date de dernière mise à jour de la fiche |
Objectifs poursuivis
Gestion des contrats de travail, entretiens, et autres documents relatifs à la gestion des stagiaires et ou collaborateurs.
Catégories de personnes concernées
Stagiaires et Collaborateurs
Catégories de données collectées
☐ État-civil, identité, données d’identification
Nom prénom, adresse, téléphone, mail, date et lieu de naissance, nationalité
☐ Données sensibles
Données bancaires (RIB), informations fiscales, numéro de sécurité sociale, pièce d’identité, attestation sécurité sociale, fiche d’aptitude médicale
Durées de conservation des catégories de données
Ces données sont conservées sans limitation de durée en conformité avec les obligations légales en matière de droit du travail. Les collaborateurs ont la faculté d’avoir accès à leurs données et de solliciter des modifications.
Catégories de destinataires des données
Destinataires internes
Ces données ne sont traitées que par Madame Amandine RICHELLE.
Organisme externe
Le Cabinet comptable est destinataire des informations du ou des salariés afin d’établir les bulletins de paie ainsi que tous documents liés au contrat de travail et obligations légales en matière de droit social.
Transferts des données hors UE
Aucune donnée n’est transférée hors UE.
Mesures de sécurité
☐ Contrôle d’accès des utilisateurs
Les données sont collectées via le mail de La Serre.
Les données sont enregistrées sur un disque dur externe, dans un fichier nommé « ADMINISTRATIF/COMPTABILITE/SALARIES ». Il existe un dossier nominatif par collaborateur.
Cet accès n’est pas libre et est juste à destination de Madame RICHELLE.
Les bulletins de paie sont transmis par le cabinet comptable sur la boite mail personnelle de Madame RICHELLE.
Madame RICHELLE transmet les bulletins de salaire par mail aux collaborateurs sur leur adresse mail personnelle.
Les documents nécessaires aux informations sociales sont mis à disposition des collaborateurs par Madame RICHELLE sur un espace dédié à chacun d’eux via google drive.
☐ Mesures de traçabilité
Ces données enregistrées nominativement dans le fichier sus nommé sont conservées sur le disque dur externe seulement utilisé par Madame RICHELLE.
☐ Mesures de protection des logiciels (antivirus, mises à jour et correctifs de sécurité, tests, etc.)
L’ordinateur portable de Madame RICHELLE ne possède pas d’antivirus, s’agissant d’un ordinateur MAC et les mises à jour sont faites régulièrement.
☐ Sauvegarde des données
Les données sont sauvegardées sur un second disque dur externe. La sauvegarde est effectuée semestriellement.
Politique des cookies
L’utilisation des cookies
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